При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности управленческие документы, документы по личному составу, а так же архивные документы, сроки временного хранения которых не исекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочивание согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (приказ от 31.07.2023 №77).

Рекомендации по систематизации документов в описи. На документы одного учреждения составляется опись в трех экземплярах, состоящая из годовых разделов. В каждом годовом разделе продолжается нумерация дел предыдущего раздела. Заголовки дел в годовом разделе описи систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• книги учета приема и увольнения работников;
• алфавитная книга (списки) учета работников;
• личные дела работников предприятия;
• личные карточки ф.Т-2 работников предприятия;
• расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам предприятия;
• лицевые счета работников предприятия;
• индивидуальные сведения. 

Личные дела, личные карточки вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено дело или карточка, и систематизируются по алфавиту. Лицевые счета работников формируются в алфавитном порядке за один год.

 

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК Управления архивами Свердловской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находящихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.