В плане работы на 2024 год нам предстояло провести цикличную проверку наличия и состояния 9102 ед. хр., а это 39 фондов, 51 опись!
До начала работ мы проверили формы учетных документов, которые имеются у нас в архиве, проверили правильность составления описей дел, правильность нумерации, литерные номера указанные в описях и их перечисление в итоговой записи, обозначенные пропущенные номера в описях, наличие итоговых записей.
В ходе проверки установливали фактическое наличие документов, выявляли недостки в учете документов и отсутствующие документы, сверяли описательные статьи описей с описанием дел на обложках (шифр, название фондообразователя, его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов), выявляли и учитывали документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Физическое состояние дел мы определяли путем их визуального просмотра.
И вот наконец-то, ура! Проверка завершена! По её результатам составили акты проверки наличия и состояния архивных документов. Запланировали работы по переплету и подшивке 710 ед.хр., а так же по замене обложек, составлению заверительной записи и картонированию документов на следующий год. Мы молодцы! 👌